Jak se zbavit rutinní práce?

Znáte to… člověk by se rád soustředil na to důležité, ale pořád musí řešit spoustu operativních věcí a nemá čas se zaměřit na to, co by skutečně k dalšímu rozvoji přispělo více.

Když jsme začali podnikat v podstatě pouze ve dvou s kolegou, soustředili jsme se hlavně na obchod a když jsme občas něco prodali, tak jsem si to po technické stránce vzal na starost. Byly to většinou menší věci, takže otázka pár hodin nebo maximálně pár dní. Žádný velký problém. Jak ale rostl počet zákazníků, zvyšoval se i objem práce. Tam, kde to šlo, jsme začali využívat brigádníků nebo dočasné výpomoci, ale tak se můžete postarat většinou pouze o drobné a jednoduché úkoly. Spousta práce stále zůstávala na nás a brala nám čas na další rozvoj.

Takže co s tím udělat?

Identifikujte práce, které nemusíte dělat vy sami. I když jsou dost složité, tak by je mohl dělat někdo jiný. Zejména se jedná o operativní činnosti. Jakmile se objeví znovu potřeba tuto práci udělat, dejte tomu ten čas a během toho, jak ji děláte vy sami vytvořte návod, postup, bod po bodu zaznamenejte jednotlivé nutné operace. Připište doporučení, pokyny a další instrukce. Skutečně to může mít až formu „návodu pro blbce“. Nezapomeňte vysvětlit například pojmenovávání souborů, třízení emailů, apod., aby zůstala zachována obvyklá struktura.

Jakmile bude příště potřeba vykonat danou činnost, dejte někomu tento návod do ruky a nechte to na něm. Po nějakém čase si to zažije a příliš detailní forma se může zdát jako zbytečná, ale je to vynikající věc, pokud přijde někdo jiný, někdo nový. Nemusíte nikomu nic vysvětlovat. Dáte mu návod a jede se dál. Podrobná forma se hodí i u méně frekventovaných úkolů, kdy by pak snadno mohli detaily vypadnout z paměti.
U některých úkolů můžete stanovit, že se musí dělat třeba každý týden v pondělí a vyřešit tak opakované operace.

V našem případě jsme ještě investovali spoustu času do přípravy celé řady technických řešení, které zjednodušují práci, do dokumentace, do nápověd a poté i do návodů. A výsledek?

V podstatě celá produkce funguje úplně samostatně. Občas musíte zodpovědět dotazy, rozhodnout jak vyřešit spornou věc a nebo s něčím pomoci, ale základ je krásně funkční. Máme mnohem více času na rozvoj a chystáme nové projekty a růst firmy…

Tímto způsobem můžete také poskytnout lidem v podstatě více volnosti. Neplní jen vaše direktivní příkazy. Ví, co mají dělat a jak, ale mohou zapojit vlastní kreativitu, vlastní přístup k řešení a mnohdy vás výsledek překvapí.

Vytvořením návodu, ale nemáte úplně po starostech. Pořád je důležitá kontrola. Čím spolehlivější člověk (a děkuju bohu, že lidé se kterými pracuju jsou vynikající) tím méně kontroly je potřeba, ale i přesto je vhodné namátkou občas zkontrolovat výsledky práce. Snadno se také může stát, že výsledky neodpovídají požadavkům, protože váš návod nebo dokumentace obsahuje chybu a je nutné ho poupravit.

Takže příště se podíváme na to, jak udržet kvalitu…